投稿者: OREND運営事務局

請求書受領サービスとは？

請求書受領サービスとは、請求書の受領を代行したり、紙の請求書に書かれたことをスキャンしテキスト化したりするサービスのことです。これらの請求書は電子データとして保管され、テキストで検索できます。

紙の請求書を保管する必要がなくなるためオフィスのスペース削減になり、検索のしやすさ・管理性も向上します。会計システムと連携させることで、バックオフィスの効率化を図ることも可能です。

サービスは基本的にクラウドで提供されるため、「リモート化を進めているが、請求書を受け取るために出社しなければならない」「請求書の量が多く、管理にリソースを取られている」といった課題も解決できるサービスです。

請求書発行システムとの違い

請求書受領サービスと混同されやすいサービスに、請求書発行システム（サービス）が挙げられます。名前の通り請求書の発行が主な機能で、テンプレートを使って簡単に請求書を作り、システムによってはメールや郵送で送付できます。

ただ、請求書の受領には対応していないものも多いです。請求回りの業務を効率化するなら、受領と発行の両方で、自社の会計システムと連携できるものを選ぶといいでしょう。

請求書受領サービスが導入される背景

請求書受領サービスを多くの企業が導入している背景には「インボイス制度」があります。

2023年10月にはインボイス制度がスタートし、請求書の発行や受領に関する業務フローは大きく変わります。そのための準備として、請求書受領サービスを導入する企業が急増しているのです。

インボイス制度開始により、ますます高まる必要性

インボイス制度の開始により、請求書受領サービスの必要性はますます高まっていくでしょう。インボイス制度は請求書を発行する側だけでなく受領する側にも、新たな業務が発生します。。

インボイス制度では、たとえば受領した請求書が「適格請求書発行事業者」によるものかを確認しなければなりません。これは、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」から調べられますが、請求書を1枚ずつ確認していくのには手間がかかります。

請求書受領サービスを導入することで、このような面倒な作業を外部委託したり、システムを使って効率化したりできるのです。

このグラフは株式会社マネーフォワードが実施した、インボイス制度への具体的な対応方法のアンケート結果です。「自社内の仕組みで対応する」「クラウドサービスを導入している」が合計8割を超えています。一方、「手作業で対応するための準備をしている」と回答した企業は1割未満となっています。

多くの企業が、請求書受領サービスをはじめとするシステム・仕組みを使ってインボイス制度に対応しようとしているのです。

導入までにかかる期間は半年～1年

株式会社マネーフォワードのアンケート調査の「インボイス制度への対応準備にどのくらいかかると想定しているか？・あるいはかかったか？」という項目では、約77.5%の企業が6ヵ月以上かかるだろう（かかった）と回答しています。

インボイス制度対応が大変だと感じている企業は9割を超え、「何が大変だと思うか？」という質問に対しては「紙と電子の請求書の混在」と答えた企業が最も多いです。

インボイス制度への対応にはかなりの時間と労力がかかりますが、その中でも最も大変な部分に、請求書受領サービスはアプローチできるといえます。

ただ、請求書受領サービスを導入したからといって、すべての準備がすぐに整うわけではありません。インボイス制度は2023年10月からスタートします。対応には半年以上かかると考え、すぐにでも準備を始めるべきでしょう。

請求書受領サービスを導入する5つのメリット

請求書受領サービスの必要性は年々高まり、導入する企業も増え続けています。それは、請求書受領サービスのベンダーの売上推移からも読み取れます。

このグラフは、請求書受領サービス「Bill One（Sansan株式会社）」の売上推移を示しています。

有料契約件数はもちろん、有料契約あたりの月次売上も右肩上がりが続いていることから、「サービスの内容や効果に満足し、さらなる投資をする価値がある」と感じている企業が多いとわかります。まずは安価なプランで導入し、サービスに納得し、上位プランの必要性を感じたからこそ、プランのアップグレードをしているのでしょう。

では、多くの企業が請求書受領サービスに投資しているのはなぜか。その理由を、請求書受領サービスを導入する5つのメリットから見ていきます。

請求業務の効率化・処理スピードアップ

請求書受領サービスを導入する1つ目のメリットは、「請求業務の効率化・処理スピードアップ」です。

詳しくは後述しますが請求書受領サービスには「請求書の内容をスキャンし、電子化するシステム」から「紙の請求書を受領・スキャンし、電子データ化するまでを代行してくれるサービス」までさまざまなものがあります。

自社の負担になっている業務をアウトソーシングできるサービスは、外注した業務負荷をそのままゼロにしてくれます。請求書の保管・管理を電子化し、検索性を高めるだけでも、業務効率は間違いなく高まるでしょう。

人的ミスの防止と・負荷軽減

請求書受領サービスを導入する2つ目のメリットは、「人的ミスの防止・負荷軽減」です。請求書を電子化すれば、システムで自動対応できる業務が増えます。受領や電子化をアウトソーシングすれば、自社従業員にかかる負荷は軽くなるでしょう。

システムを活用することで従業員の負荷が軽くなれば疲労も減り、人的ミスも削減につながるでしょう。

バックオフィス業務でのミスが多い企業は、従業員の働き方を見直してみてもいいかもしれません。大きな負荷がかかり、疲労による集中力低下が見られるようなら、請求書受領のアウトソーシングを考えてみるのも一案です。

人件費の削減・ペーパーレス対応

請求書受領サービスを導入する3つ目のメリットは、「人件費の削減・ペーパーレス対応」です。

ここまで解説してきた通り、請求書受領サービスによりバックオフィス業務の自動化やアウトソーシングができます。業務に人手がかからなくなった分、人件費も削減できるでしょう。従業員を減らすことができないなら、バックオフィスから人手の足りない他部署へ移動させる手もあります。

請求書の電子化によるペーパーレス対応の意義は、単なる紙コスト削減に留まりません。昨今はSDGsやサステナブルといった、持続可能な社会への関心が高まっています。そんな中で、いつまでも紙の請求書でやりとりをしていては、環境意識の低い企業と見られてしまうかもしれません。

多様な働き方に対応しやすくなる

請求書受領サービスを導入する4つ目のメリットは、「多様な働き方に対応しやすくなる」です。請求書を受領したり、内容を確認したりするためだけに出社する必要がなくなります。

多様な働き方への対応も、SDGsの一項目です。自社のイメージを守るためにも、従業員にとって働きやすい環境をつくるためにも、採用の間口を広げるためにも、多用な働き方への対応を進めていきたいものです。

インボイスや法改正への対応が簡単に

請求書受領サービスを導入する5つ目のメリットは、「インボイスや法改正への対応が簡単になること」です。電子帳簿法は1998年に制定されて以来5～10年スパンで改正がくり返されており今後も改正はあるでしょう。

法律が改正されるたびに要件をチェックし、自社で対応するのは手間です。請求書受領サービスを導入すれば、法改正への対応をサービス提供会社に一任できます。

もちろん、インボイス制度への対応もしやすくなるでしょう。インボイス制度における請求書の保存要件を満たしたり、「請求書の送付元が適格請求書発行事業者かどうかのチェック」にかかる手間を軽減したり、請求書受領サービスを導入するだけで自社の負担は軽くなります。

請求書受領サービスは3種類│異なるサービス範囲

請求書受領サービスは、サービスの範囲によって3種類に分けられます。請求書を電子化できればいい、ある程度効率化できればいいという企業には「共同利用タイプ」や「システムタイプ」がよいでしょう。請求書回りの業務に膨大な時間がかかっている企業ではアウトソースが可能な「BPOタイプ」がおすすめです。

	目安規模	特徴・機能	主要サービス
自社データ化型	・個人事業主 ・中小企業	・請求書の電子化 ・PDFや画像のテキストデータ化 ・請求書の保管、管理	・スマートOCR請求書 ・RICOH 受領請求書サービス
共同利用型	・中小企業 ・大企業	・自社データ化型の機能 ・取引先による請求書データ入力	・BConnectionデジタルトレード ・BtoBプラットフォーム請求書 ・SALESGRAM請求
BPO型	・大企業	・請求書の受領代行 ・請求書のスキャン、データ化代行 ・紙の請求書を一定期間保管	・マネーフォワード クラウド債務支払 ・TOKIUMインボイス ・pasture請求書回収β

自社データ化型 – システム上で請求情報をスキャンしサポート

請求書受領サービスの「自社データ化型」は、受領した請求書を自社でスキャンし、システムにアップロードします。

紙の請求書はスキャンしPDFにスキャンしたものに加え、もともとPDFだった請求書もOCRやAI OCRを使ってテキスト化します。テキスト化することで検索ができるようになり、管理のしやすさや検索性が向上するでしょう。

請求書の電子化さえできればいい、取引先が請求書の電子化をしなさそうといった企業におすすめです。

共同利用型 – 自社だけでなく取引先も請求書を登録

請求書受領サービスの「共同利用型」は、自社と取引先で共同利用するタイプです。自社が導入した請求書受領サービスに、取引先に請求書データを入力してもらいます。

データを取引先に入力してもらい請求書の形態を統一できるため、大きな効率化につながるでしょう。

ただ取引先を巻き込まなければならないため、導入のハードルは高いです。取引先にとっても効率化につながり管理ややり取りの手間が少なくなることを伝えられると、導入してくれる取引先が増えるかもしれません。

もちろん紙やPDFで届いた請求書をシステムにアップロードし、同じ場所で管理することもできます。

BPO型 – 請求書受領からデータ化までを代行

請求書受領サービスの「BPO型」は請求書の受領からデータ化まで、電子化にともなうほぼすべての工程を業者に代行してもらうタイプです。紙の請求書も代理受領し、スキャン・データ化してもらえるので自社で行う業務を大きく減らせます。

サービスごとにスキャンまでデータ化までとサービス範囲が異なります。紙の請求書の取り扱いもサービスにより異なり、データ化した後に自社に送付してくれるサービスもあれば、一定期間保管した後に廃棄してくれるサービスもあります。

請求書受領サービスの主な機能6つ

請求書受領サービスには請求書のデータ化や保管・管理・会計システムとの連携といったさまざまな機能があります。自社に合ったサービスを選ぶには種類だけでなく、どんな機能があるのか、各機能の精度はどのくらいかをチェックしなければなりません。

請求書受領サービスの主な機能と、導入候補を選ぶときに見るべき点を紹介します。

請求書の受領代行

BPO型の請求書受領サービスでは、紙やPDFなど、さまざまな形態の請求書を代わりに受け取ってくれます。郵送される請求書も受領代行でき、そのまま電子化してもらえるため、「請求書の受け取りとスキャンのためだけに出社しなければならない」ということもなくなるでしょう。

請求書のデータ化

請求書をテキストデータ化しシステムにアップロードする機能です。紙の請求書はスキャンしPDF化、もともとPDFや画像で届いた請求書と併せて、OCRやAI OCRなどの機能でテキスト化します。

BPO型では請求書のスキャンやデータ化を代行してもらえます。

OCR・AI OCR

OCRは「Optical Character Reader（Recognition）」の略で、日本語にすると「光学文字認識」となります。手書きや印刷された文字を読み取り、テキストデータに変換する機能です。これにAIを活用し、より高い精度で文字を読み取れるようにしたのがAI OCRです。

紙やPDFなどの請求書を電子化するには、OCRやAI OCRの機能が欠かせません。

他会計システムとの連携

請求書受領サービスの多くは、他会計システムと連携し、請求書のデータを自動入力できます。中には仕分けまで自動化できるものもあり、このような機能はバックオフィスの大幅な効率化と人的ミスの防止につながるでしょう。

ただ、連携できるシステムは請求書受領サービスごとに異なります。自社で使っている会計システムと連携できるサービスを選びましょう。

請求書のデータ保管・管理

電子データにした請求書を保管・管理できる機能です。紙の請求書と異なり電子保管は場所をとらないため、保管スペースの大幅削減ができるでしょう。オフィス内のキャビネットを廃棄し、通路や作業スペースを広くできれば働きやすさも高まります。

請求書受領サービスは主にクラウド型で提供されるため、保管用のサーバーも必要ありません。

また電子データは検索性にも優れています。必要な請求書を検索によりすぐに見つけたり、条件を指定して一覧表示したりすることもできます。管理がしやすくなり、従業員の雑務を減らせるでしょう。

各種ワークフロー

請求書受領サービスには、請求回りのワークフロー機能つきのものもあります。ワークフローを活用することで、請求書の受領から承認までがスムーズになり、内部統制の強化にもつながります。

請求書受領サービスを選び方・検討ステップ

請求書受領サービスには3つのタイプがあり、同じタイプでも機能や連携できるシステムは異なります。自社に合うサービスを選べなければ、余計な費用がかかるだけで、大きな効果は得られないかもしれません。

請求書受領サービスはどう選べばいいのか、候補を決める段階から実際に導入するところまで、流れに沿って解説します。

1. 自社の課題を明確にする
2. 必要な機能を洗い出す
3. 課題や規模・予算を踏まえてタイプを選ぶ
4. 電子化の項目をチェック
5. 各種機能の精度をチェック
6. 資料請求や問い合わせ
7. お試しプランがあるなら使ってみよう

STEP1．自社の課題を明確にする

請求書受領サービスを選ぶ前に、自社の課題を明確にしましょう。

「リモートワークを推進したいのに、請求書回りの業務でたびたび出社しなければならない」「バックオフィスの人手が足りておらず、業務過多により人的ミスが多発している」など、請求書受領サービスで解決したい課題を浮き彫りにします。

STEP2．必要な機能を洗い出す

自社の課題がわかったら、その解決に必要な機能を洗い出しましょう。先ほどの「バックオフィスの人手が足りておらず、業務過多により人的ミスが多発している」ケースなら、請求書回りの業務効率化や電子化である程度対応できます。

バックオフィスのどこに時間がかかっているのか、どんな無駄があるのかを明らかにし、それを解決できる機能を洗い出します。

STEP3．課題や規模・予算を踏まえてタイプを選ぶ

必要な機能を洗い出しながら、請求書受領サービスのタイプについても考えておきましょう。

「リモートワークを推進したいのに、請求書回りの業務でたびたび出社しなければならない」ケースや、紙の請求書があまりにも多いなら、請求書の受領～データ化まで代行してもらえるBPO型が適しています。

ただ、BPO型は便利な分、料金も高いです。バックオフィスの人手不足が問題でも、紙の請求書が少ないなら、自社データ化型でも十分に対応できるでしょう。

取引先を請求書の電子化に巻き込めそうなら、共同利用型を導入することで、自社の業務負荷を大きく減らせるはずです。

STEP4．電子化の項目をチェック

請求書受領サービスの機能やタイプが決まったら、導入候補を絞り込む段階です。候補を選ぶ際、まずは電子化できる項目をチェックしましょう。

請求書には支払期限や税区分、備考など、さまざまな項目があります。電子化できなかった項目は検索でヒットしません。請求書の検索や抽出に必要そうな項目を電化できるのかチェックしましょう。

STEP5．各種機能の精度をチェック

電子化できる項目と併せて、各種機能の精度や連携できるシステムもチェックしましょう。最低でも、自社で使っている会計システムと連携できなければなりません。

機能については、特にOCRの精度をチェックしましょう。電子化の際にたびたび読み取り間違いが起こってしまっては、修正にも手間がかかります。

読み取り間違いが不安なら、AI OCRを搭載したサービスがおすすめです。AI OCRも読み取り間違いを起こすことはあり、人の手で修正しなければなりませんが、機械学習により読み取り精度が高くなっていきます。

STEP6．資料請求や問い合わせ

導入候補を絞り込めたら、資料請求や問い合わせをしてみましょう。詳細な料金プランやカスタマイズ性など、公式サイトを見ただけではわからないこともあります。資料を見てもわからないことがあれば、問い合わせをしてみましょう。

不安や疑問をすべて解消したうえで、導入サービスを決めるのです。

STEP7．お試しプランがあるなら使ってみよう

資料請求や問い合わせをすれば、そのサービスについてより詳細にわかるでしょう。しかし、使用感は実際に使ってみなければわかりません。お試しプランがあるなら、本格導入を決める前に使ってみましょう。

公式サイトや資料の印象がどんなに良くても、実際に使ってみたら「何か違う」「操作しづらい」と感じることもあります。従業員に使ってみてもらい、意見を聞くのがいちばんです。

目的に合わせて選びたい、3つのタイプ

請求書受領サービスは「自社データ化型」「共同利用型」「BPO型」に分けられます。請求書のデータ化を自社で行うのか、取引先とシステムを共同利用することでやり取りと入力の手間を削減するのかで、適しているタイプは異なります。

「請求書の量が膨大」「請求関連の業務が複雑化していて手がつけられない」などの場合はBPO型が役立つでしょう。

おすすめの請求書受領サービスを目的・使い方ごとに紹介します。

自社の請求データをAI OCRで自動処理！自社データ化型2選

スマートOCR請求書

【特徴】

• クラウドとオンプレミスの双方に対応
• 枚数や機能に応じた細かな料金プラン
• スキャンするだけで自動でアップロード・データ化できる

【おすすめの企業】

• さまざまな書式の請求書が届く企業
• 紙の請求書が多く、データ化に膨大な時間がかかりそうな企業

初期費用	月額料金	主な機能
SDクラウドサービス：100,000円～ 専用クラウドサービス：450,000円～ プライベートクラウド：600,000円～ オンプレミス：1,000,000円～ ※目安	SDクラウドサービス：300,000円/300枚まで～ 専用クラウドサービス：590,000円/10,000枚まで～ プライベートクラウド：340,000円/10,000枚まで～ オンプレミス：340,000円/10,000枚まで～ ※目安	請求書取り込み/歪み・ノイズ処理/ 文字列単位での文字認識/表認識 データ抽出/構造化処理/ユーザー管理 ステータス管理/CSV出力/機械学習　など

スマートOCR請求書 公式サイト

RICOH 受領請求書サービス

【特徴】

• 自社の課題に合わせて選べる料金プラン
• データ化のみならトップクラスに安価
• BPO型の提供もあり

【おすすめの企業】

• とにかく費用を抑えたい企業
• CSVによるデータ連携で十分な企業

初期費用	月額料金	主な機能
要問い合わせ	ライトコース：3,000円～（31枚目～100円/枚） ベーシックコース：9,000円～（51枚目～180円/枚） ベーシックコース＋BPO：18,000円～（51枚目～360円/枚）	会計ソフトに合わせた形式でのCSV出力 AIによる自動抽出/銀行振り込みデータの作成

RICOH 受領請求書サービス 公式サイト

取引先の請求書もデータ化し簡単回収！共同利用型4選

楽楽明細

楽楽明細はTVCMも放映しており導入実績8,000社突破^※4・売上シェア・導入社数シェアNo.1^※1の電子請求書発行システムです。請求書発行をオンライン化することで印刷・封入・発送の手間が0になり、紙代・印刷代・郵送代金などのコストも削減ができます。

初期費用	月額費用	郵送費用	主要機能
100,000円	25,000円～	169円/通~	Web請求書発行/郵送代行/帳票レイアウト インボイス/電子帳簿保存法対応

詳細はこちら：https://www.rakurakumeisai.jp/

BConnectionデジタルトレード

【特徴】

• 初期費用0円で導入しやすい
• 月額料金0円のフリープランあり
• 電子化代行にも対応可

【おすすめの企業】

• まずは無料で使ってみて、必要性を判断したい企業
• インボイス制度への対応に手間をかけたくない企業

初期費用	月額料金	主な機能
フリー/スタンダード：0円 エンタープライズ：個別見積もり	フリー：0円/～100枚 スタンダード：400,000円/101～500枚※500件超過後、100件につき100,000円追加 エンタープライズ：個別見積もり/501枚～	請求書作成・送信・受取/ファイル添付 PDF請求書作成/請求書一括作成/文書検索 クラウドERP連携/担当者通知/支払依頼検索 適格請求書登録番号確認/アクセス権管理　など

BConnectionデジタルトレード 公式サイト

BtoBプラットフォーム請求書

【特徴】

• 国内シェアNo.1（2021年6月東京商工リサーチ調べ）
• 請求書作成・受領業務を最大90％カット
• 取引先企業は無料で利用できる

【おすすめの企業】

• 請求書回りの業務に膨大な時間がかかっている企業
• 取引先が多く、受領の電子化が難しいと感じている企業

初期費用	月額料金	主な機能
100,000円～	20,000円～	請求書受取/紙の請求書を含めた一元管理 関連書類の添付/会計システムへの自動取り込み 公共料金明細の自動取り込み/AI-OCR支払通知書の自動発行

BtoBプラットフォーム請求書 公式サイト

SALESGRAM請求

【特徴】

• 請求書の発行と受取の両方に対応
• 取引先は無料で利用できる
• 紹介すると利用キャパシティを増やせる

【おすすめの企業】

• 請求書のやり取りが月5件までの企業
• 請求書の受領と発行を1つのシステムで済ませたい企業

初期費用	月額料金	主な機能
0円	Free：0円/発行・受取5件まで ※ユーザーアカウント数1 Basic：10,000円/発行・受取100件まで ※101件から1件60円/ユーザーアカウント数5 Pro：20,000円/発行・受取100件まで※101件から1件60円/ユーザーアカウント数無制限	PDF自動作成/専用メールでの電子請求書受領 ワークフロー/データベース保管/CSV入出力

SALESGRAM請求 公式サイト

紙の請求書受領からデータ化まですべて代行！BPO型3選

マネーフォワード クラウド債務支払

【特徴】

• 圧倒的な知名度と実績
• 1ヵ月の無料トライアルあり
• バックオフィスのさまざまな業務を効率化

【おすすめの企業】

• マネーフォワードのサービスを利用している企業
• バックオフィス業務を1つのシステムに集約したい企業

初期費用	月額料金	主な機能
0円	スモールビジネス：3,980円 ビジネス：4,980円 ※21名以上の場合は個別相談	請求書メール自動取り込み/AI OCR/銀行振込API 事前・各種申請フォーム/電子帳簿保存法対応 ワークフロー/支払調書/API連携

マネーフォワード クラウド債務支払 公式サイト

TOKIUMインボイス

【特徴】

• 完全ペーパーレス化により、請求回りの業務を4ステップに
• 現場担当者から経理部まで、請求に関わる全員の業務を軽減
• システム内のチャットで不備確認を効率化

【おすすめの企業】

• 請求業務に関わる従業員が多い企業
• 請求業務が複雑化しており、他社サービスでは不十分な企業

初期費用	月額料金	主な機能
要問い合わせ	ビジネスプラン：10,000円～ エンタープライズプラン：100,000円～	電子帳簿保存法対応/請求書受領・スキャン/請求書データ化 請求書ファイリング・保管代行/請求書の未着管理/自動仕訳 定期取引の事前登録/仕訳・会計ソフト連携/仕訳データ定期出力 法人カード連携/ワークフロー/SAML認証/IPアドレス制限　など

TOKIUMインボイス 公式サイト

pasture請求書回収β

【特徴】

• ガバナンス強化に強い
• 請求書の回収に関する一連の業務に対応
• 請求書をデータ化し管理するため、請求データの再入力が不要

【おすすめの企業】

• 請求回りの業務工数が増え、複雑化している企業
• 規模が大きい、上場を控えているなどガバナンスを強化したい企業

初期費用	月額料金	主な機能
要問い合わせ	要問い合わせ	請求書の一括管理/回収状況や支払の進捗確認 ワンクリックで支払データを作成/承認フロー　など

pasture請求書回収β 公式サイト

課題に合った請求書受領サービスで、従業員の負荷を軽く、取引のスピードを早くしよう

インボイス制度の開始により、請求書回りの業務フローは大きく変わります。そうでなくとも、「リモートワークを推進したいのに、請求書を受け取るためだけに出社している」「紙と電子の請求書が混在していて業務が混乱している」と感じている企業は多いでしょう。

インボイス制度に対応するためにも、従業員の負荷を軽くするためにも、請求書受領サービスは役立ちます。請求書回りの業務を効率化できれば、取引はよりスムーズになり、自社にも取引先にも余裕が生まれるでしょう。

ただ、それは自社の課題に合ったサービスを選び、適切に活用できたらの話です。まずはどんな業務にどのくらい時間がかかっているのかを把握し、必要な機能や導入すべきサービスのタイプを考えてみましょう。

電子請求書とは？

2024年1月から、電子データで受領した請求書は電子データのまま保存しなければならなくなります。電子請求書とはPDFや画像などの電子形式で発行された請求書のことです。これまで、請求書は紙に印刷したものを郵送するのが一般的でしたが、今では電子ファイルをメールやSaaS製品上でやり取りする企業も多いです。

電子請求書を発行したり、受領した請求書を電子データ化したりするサービスも増えました。これらのサービスを使うことで、請求書のやり取りや管理にかかるコストを減らしたり、紛失を防いだりできます。

請求書の電子化で何が変わる？

請求書の電子化により、自社の業務フローも取引先とのやり取りも大きく変わるでしょう。

まず請求書を電子化することで「紙の請求書の保管場所」が必要なくなります。その分作業スペースや通路を広くしたり、小さなオフィスに移って家賃を節約したりできるでしょう。紙保管から電子保管に変えることで、紛失のリスクの削減にもつながります。。

また紙の請求書を探すのは大変ですが、電子データなら検索ですぐに見つけられます。もちろん、電子請求書はメールやSaaSでやり取り・管理できるため、請求書を受け取ったり探したりするために出社する必要もありません。

郵送がなくなることで取引先とのやり取りもスムーズになるでしょう。紙の請求書で不備があれば訂正したものを郵送したり持って行ったりしなくてはなりませんが、電子請求書ならインターネットを介して訂正が完了します。

請求書の発行や送付に関しても、「集荷に間に合わなさそうだし、後で出せばいいや」と考えて請求書を出し忘れたり、送付したかどうかわからなくなってしまったりすることがなくなります。送付した請求書はメールやSaaS製品の管理画面から確認できるためです。

自社従業員はもちろん、取引先の負担をも減らすのが請求書の電子化です。これからの社会では、請求書を電子化していない企業は「やり取りに手間がかかる」「SDGsへの関心が薄い」として、敬遠されるかもしれません。

請求書の受領や電子化に関する法律・制度は？

請求書の受領や電子化に関する法律・制度として、電子帳簿保存法とインボイス制度が挙げられます。特に、インボイス制度は2023年10月スタートであり、急いで準備を進めている企業も多いでしょう。

これらの法律・制度について詳しく確認し、請求書の電子化との関わりについても紹介します。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は電子請求書を受領する側に関わる法律です。電子請求書の保存や管理の要件を定める法律で電子請求書を受け取ったり、紙の請求書を自社で電子化したりした場合、電子帳簿保存法の要件を満たした方法で保存しなければなりません。

1. 国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等の制度の概要
(1)　国税関係帳簿書類の保存義務者（以下「保存義務者」といいます。）は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の備付け及び保存をもってその帳簿の備付け及び保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法41）。
(2)　保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の保存をもってその書類の保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法42）。
3. スキャナ保存制度の概要
　保存義務者は、国税関係書類（財務省令で定めるものを除きます。）の全部又は一部について、その国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により、電磁的記録に記録する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の保存をもって国税関係書類の保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法43）。
　国税関係書類のうち、財務省令で除かれるものとしては、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類が定められています（電子帳簿保存法規則24）。
　国税関係書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する財務省令で定める装置として、スキャナが定められています（電子帳簿保存法規則25）。

出典：電子帳簿保存法の概要 │ 国税庁から一部引用

具体的な要件は後述しますが請求書を電子保存するには自社で要件を満たして保存する方法と、要件を満たした電子請求書受領サービスを使う方法があります。

インボイス制度

インボイス制度は、請求書を発行する側と受領する側の両方に関わる制度です。この制度では適格請求書（インボイス）と呼ばれる請求書を発行します。現行の区分記載請求書に、「登録番号」「適用税率」「消費税額等」を加えたものが、適格請求書です。

適格請求書を発行するには、適格請求書発行事業者に登録しなければなりません。これに登録すると課税事業者となるため、登録したくないと考える事業者も多いでしょう。

しかし適格請求書がない場合、取引相手（買い手）が仕入れ税額控除を受けられなくなります。インボイスに対応していない事業者と取引することは自社が損をすることにつながりかねません。そのため、今後はインボイスに対応していない事業者（売り手）が敬遠されることが予測されます。

また、売り手には交付した適格請求書の写しを保管する義務があります。保管場所や管理のしやすさを考えると、紙の請求書よりも電子請求書の方が扱いやすいでしょう。

請求書を受領する側（買い手）は仕入税額控除を受けるために、適格請求書の保存等をしなければなりません。この際、売り手が適格請求書発行事業者であるかどうかや、請求書が要件を満たしているかをチェックする必要があり、手間がかかります。

この手間を軽くするためには請求書受領サービスの導入や、請求書を電子化することで管理しやすくすることが有効です。

これらの理由から、インボイス制度は請求書の電子化とも密接に関わっているといえます。

インボイス制度は令和5年10月1日にスタートします。このタイミングから適格請求書を発行するには、令和5年3月31日までに登録申請をしなければなりません。請求書の電子化と併せて、早めの対応が必要です。

請求書の電子化はいつから義務化される？

請求書の電子化は半ば義務化されます。紙の請求書を受け取り、紙のまま保存することはできますが、電子請求書を紙に印刷して保存することができなくなるためです。電子請求書は電子請求書のままで保存しなければならないのです。

2022年1月の法改正により義務化

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子データで受領した請求書は、電子データのままで保存することが義務化されました。「受領した電子請求書を印刷し、紙の状態で保存すること」ができなくなります。

猶予期間は2024年1月まで

電子帳簿保存法は2022年1月に改正されましたが、2024年1月までの猶予（宥恕）期間が定められています。そのため、2024年1月までは、電子請求書を印刷して保管することもできます。

宥恕であるため2024年1月までの期間はあくまでも猶予期間であり、早めに電子保存に対応することが必要です。

2024年1月以降は「PDFを印刷して保管」が不可に

いずれにしても2024年1月からは「PDF等の電子請求書を印刷し、紙の状態で保管すること」ができなくなります。

すべての取引先が請求書を紙で発行してくれるわけではないでしょう。自社が紙の請求書しか発行しないつもりだとしても、請求書の電子保存には対応しなければなりません。

はじめは請求書の電子化に抵抗があるかもしれませんが、慣れてしまえば請求書の発行も管理もかなり楽になります。事務作業の負担を軽くするためにも、法改正に対応するためにも、早めに請求書の電子化を進めましょう。

請求書の受領方法は？

電子帳簿保存法やインボイス制度により、請求書の受領方法は紙メインから電子メインへと変わっていくでしょう。請求書を受領する方法やタイミング、紙と電子の割合について、一通り確認しておきましょう。

紙もしくは電子データでの受領が一般的

請求書の受領方法として一般的なのは、紙に印刷した請求書を郵送で受け取るか、PDFなどの電子データをメールで受け取るかです。ただ、最近は請求書の発行や受領を電子化するSaaS製品も多く、システム上で請求書を受領する企業も増えています。

紙受領が「主」という会社は約8割

2021年にSansan株式会社が実施した調査では、請求書を主に紙で受領しているという企業が8割にも上ることがわかりました。

グラフを見ると請求書が紙という企業が過半数です。反対に、ほぼすべてが電子請求書という企業は1割もありません。

現在ではインボイス制度や電子請求書の電子保存が義務化されたことなどにより、状況は多少変わっているかもしれませんが、社会全体として請求書の電子化が遅れていることは事実です。

同調査は、1枚の請求書の受け取りから保管までにどのくらいの時間がかかっているのかも明らかにしています。「1枚あたり53.4分」という数字は、紙と電子の請求書の平均値であり、紙の請求書の処理が平均時間を大きくしていることが想像できます。

請求書の電子化により、1枚あたりの処理時間は短く、バックオフィスに携わる人員の業務負荷は軽くなっていくでしょう。そのことを理解し、請求書の受領や発行に前向きな企業は多いです。

このグラフからは、紙主流だった請求書が電子主流になっていくであろうことが読み取れます。

　紙でも電子データでも、受領タイミングは納品と同時期

請求書の受領タイミングは、納品と同時期もしくは納品後が一般的です。納品前に請求書を受け取る企業はそうそうないでしょう。これは、紙の請求書でも電子請求書でも変わりません。

請求書の電子化で、受領方法・プロセスはどう変わる？

電子化により請求書を処理するプロセスは変わります。紙の請求書では必要だったプロセスを省いたり、各プロセスにかかる時間と手間が少なくなったり、電子化により請求書受領が効率化されるのは間違いありません。

ただ電子受領した請求書の保存要件は、紙の請求書の保存要件と異なります。

電子化で請求書の受領はどう変わるのか、どのような要件を満たさなければならないのかを解説します。

受領方法やタイミングは変わらない

請求書を電子化しても受領の方法やタイミングは変わりません。電子データで受領していた請求書は電子データのままで保存しなければならないのは先述の通りですが、紙の請求書を電子化して保存することもできます。

請求書の管理を効率化したり、紛失を防いだりするために、すべての請求書を電子化したいという企業も多いでしょう。しかし、「電子化はよくわからないから、今までどおり紙の請求書を送りたい」という取引先もあるはずです。この場合、紙で受け取った請求書を電子化し、保存すればいいため、取引先に請求書の電子化を強要する必要はありません。

リモートワークメインで、受領のために出社するのが無駄だと感じるなら、請求書の受領からデータ化までを代行してくれるサービスを導入するのも一案です。

電子帳簿保存法の要件を満たさなければならない

請求書を電子保存するには「電子帳簿保存法の要件」を満たさなければなりません。要件は5つあり、それぞれ「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つに大別されています。

真実性の確保

真実性の確保では「改ざんを防止できること」、「訂正や削除の履歴が確認できること」などが必要です。具体的には、次の3つの要件が定められています。

要件1　訂正・削除履歴の確保（帳簿）　施行規則第3条第1項第1号
　帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。
(イ) 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
(ロ) 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること
要件2　相互関連性の確保（帳簿）　施行規則第3条第1項第2号
　帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと
要件3　関係書類等の備付け　施行規則第3条第1項第3号
　帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備付けを行うこと

出典：電子帳簿保存時の要件 │ 国税庁

可視性の確保

可視性の確保では、「スキャナーやディスプレイなどがスペックの基準を満たしていること」「検索機能があること」などが必要です。具体的には、次の2つの要件が定められています。

要件4　見読可能性の確保　施行規則第3条第1項第4号
　帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
要件5　検索機能の確保　施行規則第3条第1項第5号
　帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと
(イ)取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
(ロ)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
(ハ)二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

出典：電子帳簿保存時の要件 │ 国税庁

請求書受領を電子化する5つのメリット

請求書受領を電子化することで請求書回りの業務を省力化・効率化できます。これにより従業員の負荷が軽くなるのはもちろん、コストカットや多用な働き方への対応など、さまざまなメリットを得られるでしょう。

請求書受領を電子化する5つのメリットを紹介します。

処理スピードが早くなる

請求書受領を電子化する1つ目のメリットは、「処理スピードが早くなる」ことです。請求書のやり取りや管理にかかる時間が少なくなることで、取引はスムーズに進みやすくなり、従業員はほかの業務にも集中しやすくなるでしょう。

従業員の負荷が軽くなる

請求書受領を電子化する2つ目のメリットは、「従業員の負荷が軽くなる」ことです。特に請求書受領サービスを導入すると、一部業務の自動化やアウトソーシングもできます。

バックオフィスに大きな負荷がかかっているなら、このようなサービスを導入するのもいいでしょう。

従業員に大きな負荷がかかり続けると、集中力が落ち、人的ミスも起こりやすくなります。請求回りのミスは自社の信頼にも関わります。負荷のかかっている部分を見つけ、それを解決するような仕組みづくり、サービス導入が必要です。

請求書を管理しやすくなる

請求書受領を電子化する3つ目のメリットは、「請求書を管理しやすくなる」ことです。電子化により、請求書を検索したり、条件を指定して一覧として抽出したりできるようになります。膨大なファイルの中から必要な請求書を探す手間も、紛失のリスクもなくなります。

請求関連のコストカット

請求書受領を電子化する4つ目のメリットは、「請求関連のコストカット」です。電子データで請求書を受領・発行することで、紙や印刷、郵送にかかるコストをカットできます。請求回りの業務を効率化すれば、人件費も抑えられるでしょう。

請求書の電子化や、そのためのサービス導入にある程度のコストはかかりますが、それ以上のコストをカットできることも多いです。

多様な働き方に対応しやすくなる

請求書受領を電子化する5つ目のメリットは、「多様な働き方に対応しやすくなる」ことです。

このグラフは、Sansan株式会社が行った「請求書に関する業務の実態調査」の一部です。これによると、8割を超える人が請求書回りの業務のために出社しなければならない状態にあることがわかります。

新しい生活様式の普及やさまざまなSaaSの登場により、リモートワークを導入する企業は増えました。リモートワークは通勤時間を減らし、従業員の可処分時間を増やすことにもつながるため、福利厚生の一環として重要です。リモートワークの可否で入社するかどうかを決める人も少なくありません。

そんな中で、「請求書を受け取ったり探したりするためだけに出社する」という状態は、従業員の不満を高めてしまうでしょう。

多様な働き方への対応は、優秀な人材を確保するためにも大切なことです。請求書回りの電子化も、多用な働き方に対応する一環として進めていきましょう。

請求書受領を電子化する方法は2つ

法律の要件に沿って自社で電子化する

請求書の電子化は、法律の要件さえ満たせば自社でできます。要件を満たすには、先述した「真実性の担保」と「可視性の確保」が必要です。具体的には、次のような方法で電子化できます。

【請求書を自社で電子化する方法】

1. 紙の請求書をスキャナーやデジカメ、スマートフォンなどで読み込む
   （電子請求書はそのままでOK）
2. 読み取ったデータや電子請求書をシステムにアップロードする
3. ファイル名に規則性を持たせるなどして、可視性（検索性）を確保する
4. 2ヵ月とおおむね7営業日以内に、データにタイムスタンプを付与する
   （訂正や履歴の記録が残らないシステムの場合は不要）

なお、以前は「請求書を電子保管するためには、事前に税務署長の承認を得なければならない」という決まりがありましたが、令和4年1月の法改正により撤廃となりました。

保存要件の詳細や、法改正の要点は国税庁のパンフレットにまとめられています。パンフレットも見ながら、準備を進めていきましょう。

請求書受領サービスを使う

請求書受領サービスを使えば、請求書の電子化はもちろん、それにともなうさまざまな業務を効率化したりアウトソーシングしたりできます。請求書受領サービスには次の3タイプがあるので、自社の状況に合ったものを選びましょう。

	目安規模	特徴・機能	主要サービス
自社データ化型	・個人事業主 ・中小企業	・請求書の電子化 ・PDFや画像のテキストデータ化 ・請求書の保管、管理	・スマートOCR請求書 ・RICOH 受領請求書サービス
共同利用型	・中小企業 ・大企業	・自社データ化型の機能 ・取引先による請求書データ入力	・BConnectionデジタルトレード ・BtoBプラットフォーム請求書 ・SALESGRAM請求
BPO型	・大企業	・請求書の受領代行 ・請求書のスキャン、データ化代行 ・紙の請求書を一定期間保管	・マネーフォワード クラウド債務支払 ・TOKIUMインボイス ・pasture請求書回収β

自社データ化型

受領した請求書を自社でデータ化し、クラウドで保存・管理するシステムです。紙の請求書もスキャンし、スキャンしたPDFをOCRやAI OCR（手書きや印刷された文字を読み取りテキスト化する機能）でデータ化することで、電子請求書とまとめて保存できます。

請求書の検索や条件を指定して抽出する機能、会計ソフトとの連携などの基本的な機能はそろっています。請求書の電子化をするだけでならこのタイプでも十分でしょう。

自社データ化型

取引先と共同利用するタイプで、請求書の各項目を、請求元に入力してもらいます。請求書関連のやり取りがスムーズになり、自社の業務工数も減らせるでしょう。

ただ、取引先にも同じシステムを使ってもらわなければならず、取引先の多い企業にとってはややハードルが高いタイプです。

もちろん、紙や電子メールで届いた請求書をシステムにアップロードし、取引先が入力した請求書と一元管理することはできます。

自社データ化型

請求書の受領やデータ化をアウトソーシングするタイプです。電子請求書はもちろん、紙の請求書の受領からスキャン・データ化まで代行してもらえます。請求書受領に関する一連の業務を自社でやる必要がなくなり、大幅な負荷軽減ができるでしょう。

なお、紙の請求書を一定期間保管した後に廃棄するサービスと、定期的に自社に送付してくれるサービスがあります。

要件に沿った自社対応と請求書受領サービス、どちらが良いか？

請求書の受領や保存を電子化する方法には、法律の要件に沿って自社対応する方法と請求書受領サービスを導入する方法の2つがあります。どちらがいいのかは企業によりますが、基本的には請求書受領サービスの導入がおすすめです。

請求書受領サービスには、請求書の保存や管理を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。会計システムと連携できるものも多く、請求書回りの業務をある程度自動化できるでしょう。

クラウド型のサービスなら、法改正があってもサービス提供会社が対応してくれます。法改正のたびに要件を確認し、自社で対応する必要はありません。

請求書受領サービスのおすすめ3選

【自社でデータ化するタイプ】スマートOCR請求書

【特徴】

• クラウドとオンプレミスの両方を提供
• 細かな料金プランで無駄な費用をかけない
• スキャン後、請求書を自動でアップロード・データ化

【おすすめの企業】

• 請求書の書式が一定でない企業
• なるべく費用を抑えたい企業

初期費用	月額料金	主な機能
SDクラウドサービス：100,000円～ 専用クラウドサービス：450,000円～ プライベートクラウド：600,000円～ オンプレミス：1,000,000円～ ※目安	SDクラウドサービス：300,000円/300枚まで～ 専用クラウドサービス：590,000円/10,000枚まで～ プライベートクラウド：340,000円/10,000枚まで～ オンプレミス：340,000円/10,000枚まで～ ※目安	請求書取り込み/歪み・ノイズ処理 文字列単位での文字認識/表認識 データ抽出/構造化処理/ユーザー管理 ステータス管理/CSV出力/機械学習　など

スマートOCR請求書 公式サイト

【取引先と共同利用するタイプ】BtoBプラットフォーム請求書

【特徴】

• 国内シェアNo.1の実績（2021年6月東京商工リサーチ調べ）
• 請求書関連業務を最大90％カット
• 取引先は無料なので利用してもらいやすい

【おすすめの企業】

• 実績豊富な安心できるサービスを選びたい企業
• 取引先を巻き込んで電子化を進めたい企業

初期費用	月額料金	主な機能
100,000円～	20,000円～	請求書受取/紙の請求書を含めた一元管理 関連書類の添付/会計システムへの自動取り込み 公共料金明細の自動取り込み/AI-OCR支払通知書の自動発行

BtoBプラットフォーム請求書 公式サイト

【受領代行からスキャンまでBPOタイプ】マネーフォワード クラウド債務支払

【特徴】

• 経費・会計領域の圧倒的な実績
• 1ヵ月の無料トライアルあり
• マネーフォワード間のシステム連携が強力

【おすすめの企業】

• バックオフィス業務をマネーフォワードで統一したい企業
• 使用感にしっかり確認したうえで導入を決めたい企業

初期費用	月額料金	主な機能
0円	スモールビジネス：3,980円 ビジネス：4,980円 ※21名以上の場合は個別相談	請求書メール自動取り込み/AI OCR/銀行振込API 事前・各種申請フォーム/電子帳簿保存法対応 ワークフロー/支払調書/API連携

マネーフォワード クラウド債務支払 公式サイト

法改正への対応、経費や従業員負荷の軽減など、請求書受領を電子化するメリットは大きい

請求書の電子化は、経費削減や従業員の負荷軽減などに直結します。2024年1月からは、電子受領した請求書は電子保存しなければならなくなります。紙受領が主であっても、電子請求書が1枚も届かないという企業はそう多くないでしょう。

たいていの企業で、請求書の電子保存は必要になります。どの道やらなければならないのなら早めに対応し、請求業務の処理スピードアップや多様な働き方への対応など、電子化のメリットを享受した方がいいでしょう。

特に、請求書受領サービスは業務の自動化・アウトソーシングにより、バックオフィス業務の大幅な効率化につながります。本記事で紹介した以外にも優れたサービスはたくさんあります。気になる方は、請求書受領サービスを徹底比較した以下の記事もぜひお読みください。

【請求書受領サービス〇選】目的別に機能・料金比較、選び方を解説！

給与の前払いとは？概要／仕組み／注意点／現状

給与の前払いとは、従業員が実際に働いた分に対する給料の一部を給料日前に支払うことです。法律で認められており、福利厚生の一環として導入する企業も多く見られます。企業側は求職者へのアピールや従業員の満足度向上、従業員側は金銭に関する悩みの解消など、導入は双方にメリットがあります。

今回は給与前払いシステムの導入を考えている人へ向けて、前払いの概要や注意、導入のメリット・デメリットを始め、前払いシステムの仕組みや種類、導入事例などを紹介します。

仕組み – 従業員からの要望に応えられるケースは限られている

従業員が置かれている状況が労働基準法第25条に定められている「非常時」に該当する場合、企業は前払いの要望に応じる義務があります。ここでいう「非常時」とは出産、疾病、災害など、厚生労働省令（※）によって定められるケースのことです。

従業員がそれらの費用として請求した場合は、給与の支払い期日前だったとしても、前払いに応じる必要があります。

反対に、「非常時」に該当しない理由で前払いを求められた場合は、企業として応じる義務はありません。

※出典：労働基準法｜e-Gov法令検索

注意点- 働いていない分の前払いは法律違反にあたる

給与前払いの導入を検討する際は、「前払いと前借りは別物」という点に注意が必要です。両者は言葉の響きこそ似ていますが、意味は全くもって異なります。

• 前払い：働いた分の給与を先に支払うこと
• 前借り：働いていない分の給与を貸し与えること

働いていない分の給与を渡す「前借り」は貸付とみなされるため、法律違反にあたる恐れがあります。前払いをする際は、働いた分の給与計算を行い、その中の一定額を支払いましょう。

現状 – 福利厚生の一環として導入する企業が増えている

現在の日本は少子高齢化が進み、人材不足が大きな問題です。優れた人材は企業同士の争奪戦になるため、獲得するにはいかに自社の魅力をアピールできるかが鍵となります。

働きやすさや待遇の良さの一つとして注目されているのが、給与の前払いです。前払いは企業と従業員、双方にメリットがあるため、福利厚生の一環として導入する企業が増えているといわれています。

また、福利厚生の充実度は、求職者への魅力発信だけではなく、従業員のモチベーションアップにも貢献するかもしれません。

【雇用側】給与前払いを導入する2つのメリット

給与前払いを導入すると、「応募者の増加」「従業員の定着率アップ」といったメリットに期待ができます。なぜなのか、その理由を見ていきましょう。

1. 求職者の興味関心 – 応募数の増加に期待できる

給与の前払いは、突然お金が必要になった従業員にとって救いの手となります。一般的な企業は給料日が月に1回であり、手元のお金が減ってもどうにか食いつなぐしかありません。人によっては、カードローンを利用してお金を用意することもあるでしょう。

そんな人にとって、「給与の前払いOK」という文言は非常に魅力的です。求人広告を見た求職者の興味関心を促せれば、応募者の増加に期待ができます。

2. 従業員の満足度向上 – 定着率の高まりにつながる

福利厚生の一環として給与の前払いを導入すると、従業員は「何かあったときでも大丈夫」と安心感を持って働けます。かつ、気軽に利用できる制度・雰囲気づくりをしておけば、従業員は後ろめたさを感じることなく前払いの申請ができるでしょう。

優れた職場環境や福利厚生は、従業員の満足度を左右する重要な要素です。給与の前払いによって満足度を向上できれば、定着率の高まりに期待できます。

【労働者側】給与前払い導入による2つのメリット

給与の前払いは、従業員にとって金銭面だけではなく精神面でも大きなメリットがあります。従業員側のメリットを知ることで、より導入の意向が高まるかもしれません。

1. 突然の出費への対応 – 金銭面の悩みを解消できる

何らかの理由でお金が必要になったとき、手元にお金がないと資金繰りに困ります。親や友人に借りる人もいれば、消費者金融やカードローンを利用する人もいるでしょう。

お金を借りると一時的には助かるものの、利息や返済に苦しむ場合も少なくありません。収入と返済のバランスが崩れたままでは、破産や金銭トラブル、突然の離職につながる恐れがあります。

会社で給与前払いが導入されていれば、突然の出費にも対応できて、従業員は金銭面の悩みを解消できるかもしれません。企業側からしても、大事な従業員を守れるのは大きなメリットといえるでしょう。

2. キャッシュフローの改善 – 利息／返済が必要ない

前述したように、給与の前払いと前借りは別物です。前借りと違って前払いは借金ではないので、利用しても利息はつかず、返済も必要ありません。

今まで消費者金融やカードローンなどを利用していた従業員がいれば、前払いによってキャッシュフローが改善されて、生活しやすくなるかもしれません。

給与前払いはシステム導入がおすすめ

給与の前払いは自社内で完結することも可能ですが、作業の負担や利便性を考えるとシステムの利用がおすすめです。給与前払いシステムの仕組みや導入のメリット、種類などを紹介します。

給与前払いシステムとは – 仕組み／導入の流れ／メリット

給与前払いシステムとは、従業員からの前払い申請の受付や金額計算、振込対応などを企業の代わりに行うサービスです。

導入する際はシステム提供会社と契約を結び、勤怠データと前払いシステムを連動させます。それにより、従業員の労働時間と給与データが自動蓄積・計算され、システム上で管理できる仕組みです。

給与の前払いはシステムを導入しなくても可能ですが、前払い申請の受付・対応・金額計算・振込対応・給与の残金の確認・給料日の再振込など、担当者へ多大な負担がかかります。システムを導入すると前払いに関する多くの業務が自動化されるため、担当者への負担を大幅に軽減できます。

給与前払いシステムの種類

給与前払いシステムは、大きく分けて預託型と立替型の2種類があります。

種類	仕組み	支給方法	メリット	デメリット
預託型	企業は前払いに関する資金をサービス提供会社に預ける	従業員がAMTから引き出す	従業員が負担する手数料が割安	・企業は一定の資金が必要 ・残高不足になるリスクがある
立替型	給与の前払い分をサービス提供会社が立て替え企業は後日まとめて支払う	従業員の銀行口座への振込	資金を事前に用意する必要がない	・従業員が負担する ・手数料が割高

このように、預託型と立替型は一長一短なため、導入前にどちらが自社に適しているかよく考えてみましょう。

給与前払いシステム導入の成功事例

給与前払いシステムの導入に迷ったときは、導入事例が参考になります。今回は成功事例として、応募者の増加・採用力の強化・離職率の改善に成功した企業を見ていきましょう。

求人応募者が10倍に – 優秀な人材獲得に成功

複数の飲食店を経営する「株式会社B・H・Cダイニング」は、システム導入前から前払いに対応していました。しかし従業員数の増加に伴い、前払いに関する対応が難しくなります。そんなとき、テレビで給与前払いシステムを知り、同社は導入を決めました。

システム導入後は、前払いに関する作業負担が格段に減ったことを実感します。さらに、求人広告に「日払い対応可能」と記載したところ、応募者数が10倍に増加しました。採用する人材を選べるようになったことで、優秀な人材の確保に成功しています。

採用力の強化 – サービスの切り替えで「日払い」に対応 

株式会社ドミノ・ピザ ジャパンは、従業員の定着率向上のために前払いを導入したものの、完了までにかかる工数・負担が多く、利用者は多くありませんでした。また、求人広告に「給与前払い可」と記載しても応募数の増加にはつながらなかったといいます。

そこで、同社は「日払い」と謳える給与前払いシステムの導入を決めました。求人サイトで「日払い」という条件検索にもヒットするようになった結果、より多くの求職者の目に留まるようになり、自社の魅力アピールや採用力の強化に成功しています。

退職者ゼロ – 離職率の改善に貢献

株式会社コジマは、研修や教育に時間をかけても辞めてしまう人が多く、離職率の高さが問題でした。改善しようにも、どこに問題があるのか分からず困っていたといいます。悩んだ末、離職率を改善するために給与前払いシステムの導入を決めました。

導入して2ヵ月が経つと、アルバイトやパートの他に正社員も前払いを利用するようになります。そして、前払いの利用者からは退職者ゼロという結果に。まだ導入直後とのことですが、今後に期待ができるでしょう。

雇用側│給与前払いシステム導入時の3つのデメリット

ここまで給与前払いやシステムのメリットを見てきましたが、その一方でデメリットも存在します。雇用側が感じる主なデメリットは、手数料・導入時の作業・運用資金の3点です。それぞれ詳しく紹介します。

1. 手数料の発生 – 利用時の負担になる恐れがある

給与前払いシステムは利用料が発生します。料金体系はサービス提供会社によって異なるものの、申請金額の3～6％程度が目安です。その他、100円〜300円程度の振込手数料も発生します。

利用料と振込手数料は、従業員側の負担にできるサービスもあります。しかし、その分だけ従業員が受け取れる金額は減るため、あまり利用されず導入した意味がなくなってしまうかもしれません。

2. 導入時の作業 – 勤怠データとの連携が必要

前払いは労働時間や給与に関する正確なデータが必要なため、システムを導入する際は前述したように勤怠データとの連携が必要です。基本的にはスムーズに進行するものの、相性が悪いと上手に連携できないことも。システムと連携できるのか、できない場合はどうするのか、導入前に確認しておくことが大切です。

3. 運用資金の準備 – ある程度の余裕が求められる

預託型、立替型のどちらであっても、前払いをするにはある程度の運用資金が必要です。預託型はサービス提供会社に預けた範囲内で引き落とされるため、残高不足になると従業員に対して前払いができなくなります。

一方、立替型の場合は従業員が利用した分だけ後日まとめて支払うため、資金がないとサービス提供会社への支払いが難しくなるでしょう。

また、多くの前払いシステムには導入前の審査があります。資金繰りに余裕がない企業は審査に落ちる恐れがあるので、その点にも注意が必要です。

労働者側│給与前払いシステム利用時の2つのデメリット

給与前払いシステムの利用は、労働者側にとってもデメリットがあります。ここでは給料日の振込額と金銭管理について紹介します。

1. 給料日の振込額 – 前払い分が減る

給与の前払いを利用すると、給料日に受け取れる金額が減ります。また、利用料や振込手数料が従業員の負担であれば、より給料が少ないと感じられるかもしれません。

2. 金銭管理- 使いすぎる心配がある

従業員個人の問題ではありますが、前払いを気軽に利用すると必要なお金まで使ってしまう恐れがあります。前払いの利用は計画性が重要です。振込回数や金額の上限を定めるなど、従業員の金銭管理にも少し気を配ってあげた方が良い場合もあるでしょう。

給与前払いシステムおすすめ比較3選

給与前払いシステムは多数あるため、導入時はどれにすべきか迷ってしまうかもしれません。そんな人へ向けて、おすすめのシステムの比較表を紹介します。

システム名	初期／導入費用	月額費用	手数料	特徴
Payme	0円	0円	要問い合わせ	・初期、月額費用が無料 ・手数料は従業員負担 ・手厚いサポート体制
CYURICA	0円	5,000円～50,000円	440円 ※従業員負担	・利用ユーザー14.5万人突破 ・初期費用は無料 ・手数料は従業員負担
プリポケ	0円	立替払い型プラン：0円 直接払い型プラン：10,000円	1.5％ ※振込手数料は別	・伊藤忠商事(株)の100％子会社が運営

Payme

• 求人応募数の増加につながる
• 離職率の改善
• 導入、運用コスト無料

Paymeは給料日を待たずに働いた分の給料を受け取ることができるサービスです。

導入により求人媒体の人気検索ワードの「日払い」「週払い」を掲載することができるので、短期アルバイトの募集と同等の採用力を付けることができます。

また好きな時に必要な分だけの給与を受け取ることができるので、複数の職場を掛け持ちすることなく長期雇用へとつなげられることが特徴です。

	初期費用	月額料金	主な機能
	0円	0円	給与前払い/立替プラン/クレジットカードプラン/デポジットプラン

　　　　　　　　　　　　　

Payme公式サイト

CYURICA

• 日本初の給与前払いサービス
• 全国10万台以上のATMから給与を受け渡し可能
• 上場企業も多数採用

CYURICAは給料日を待たずに、ATMから給与を引き出せる日本初の給与前払いサービスです。銀行口座振り込みをせずにATMから給与を受け渡せる特許を取得しているため、全国10万台以上のATMで24時間365日利用できるのが特徴です。

自社・他社関わらず、様々な勤怠システムと連携が可能なため、その日働いた分の給与をすぐに受け渡すことが可能です。

また従業員へ向けた各種お問い合わせ窓口を設置し常に顧客満足度向上を考えたサービスを提供しているので、利用者から高い評価を受けています。

	初期費用	月額料金	主な機能
	0円	企業規模・ご利用人数に準じて月額5000～50000円のランニング費用	/システム機能/サポート体制/導入コスト0円/本人確認業務削減

　　　　　　　　　　　　　

CYURIC公式サイト

プリポケ

• 手数料は業界最安水準の1.5％
• 運用の手間を削減
• 伊藤忠商事（株）の100％子会社なので安心して導入

プリポケは特定の給料日を待たずに、働いた分のみを受け取れる給与前払いシステムです。

「前払い対応可能」をアナウンスすることで応募数の向上が見込めたり、給与前払いの振込業務を委託することで運用負担を軽減したりすることができます。

24時間いつでもスマホで申し込むことができ、立替払い型のプランの場合は即時送金なのも特徴です。

	初期費用	月額料金	主な機能
立替払い型	0円	0円前払申請額×1.5％手数料	申請から振り込みまでの時間　即時振り込み精算期日　翌給与支払い日
直接払い型	0円	月額固定料金1万円前払利用200円	申請から振り込みまでの時間　即時振り込み精算期日　翌月末

　　　　　　　　　　　　　

プリポケ公式サイト

給与前払いシステムの導入は求職者へのアピールになる

給与前払いシステムは導入時の手間や利用料などがかかるものの、従業員の満足度向上に期待ができるサービスです。福利厚生の一環として導入すれば、求職者へのアピールにもなるでしょう。手数料や特徴などはサービス提供会社によって異なるため、気になるシステムの中から自社にマッチしそうなものを探してみてはいかがでしょうか。

食材管理システムとは│管理の重要性／機能／導入方法／費用相場

食材管理システムとは、飲食店の在庫を管理するツールです。在庫数だけでなく、食材の消費期限やトレーサビリティまで把握できるため、衛生管理にもつながります。過剰在庫や食品ロスに悩む飲食店が導入すると、利益率も改善されるかもしれません。

今回は食材管理の重要性とシステムの機能、導入のメリット・デメリット、自店舗に合うシステムの選び方、おすすめサービスを紹介します。

食材管理の重要性

飲食店の食材購入費は店舗運営の大事な資金です。在庫過多の状況は食品ロスや廃棄につながり、最終的には資金繰りに悪影響が生じます。

また、食材の管理が雑だと賞味期限切れや品質の低下、食中毒の発生につながることもあります。スムーズな資金繰りのため、食品ロスや食中毒防止のために毎日の食材管理は重要です。

食材管理システムの導入方法／費用相場

食材管理システムには、クラウド型・オンプレミス型・パッケージ型と複数の種類があります。

＜クラウド型＞

インターネットを介してシステムを使用します。各種データはクラウド上に保管されるため、インターネット環境がある場所ならどこからでもアクセス可能です。自社サーバーが不要な分、初期費用を抑えられます。

＜オンプレミス型＞

自社サーバーを用意し、その中でシステムを使用するタイプです。強固なセキュリティ環境を構築できますが、サーバーの構築費は高価です。

＜パッケージ型＞

ソフトウェアを購入し、パソコンにインストールして使用します。インターネット環境がなくても使用できますが、システムを操作できるのはソフトをインストールしたパソコンのみです。

種類	特徴	メリット	デメリット	費用	セキュリティ
クラウド型	自社サーバーが不要	導入スピードが速い／どこからでもアクセス可能	オフラインでは利用できない／カスタマイズ性に欠けるものもある	安価	クラウドセキュリティが求められる
オンプレミス型	自社サーバーが必要	カスタマイズ性に優れている	サーバーの構築費が高い	高価	強固なセキュリティ環境を構築できる
パッケージ型	購入したソフトをインストールする	インターネット環境なしでも利用できる	操作できるのはソフトをインストールしたパソコンのみ	安価	インターネットにつながないためリスクは低い

この他に自作する方法もありますが、費用・手間がかかります。

食材管理システムの主な機能

食材管理システムの主な機能は、トレーサビリティ・セット品の管理・入出庫管理・適正在庫管理です。それぞれの特徴を見ていきましょう。

トレーサビリティ

トレーサビリティとは、生産段階から消費者まで食品の動きを把握する仕組みです。生産・加工・流通・小売と、各段階に携わる業者が記録を残すことで、問題が起こった時に原因を究明しやすくなります。

食材管理システムにトレーサビリティ機能があれば、仕入れ・売上・セット品への使用履歴まで、遡って確認できます。

セット品（アソート品）の在庫管理

複数の商品を1セットとして販売する際の管理ができる機能です。各商品をセット品として登録しておくと、現在の在庫で何セットまで作れるか把握できます。

入出庫管理

飲食店が扱う食材は数多く、仕入れ先も複数あるため管理は煩雑です。入出庫管理では「荷姿管理」「得意先・納品先管理」「預かり在庫の管理」機能を使用します。

＜荷姿管理＞

荷姿は、運搬される荷物の姿を表す物流用語です。主に段ボールや木箱、パレットなどがあり、単位はバラ・ボール・ケースに分かれています。運搬される食材の数は荷姿によって異なるため、荷姿管理で正確に把握する必要があります。

＜得意先・納品先管理＞

付き合いのある得意先や、納品先の情報登録・修正などを行う機能です。

＜預かり在庫の管理＞

預かり在庫とは、得意先の在庫を自店舗の倉庫で預かり、注文がきたら出荷することを指します。倉庫にあるうちは、あくまで先方の在庫を預かっている状態です。自社の在庫と混在しないよう、預かり在庫の管理機能で区別します。

適正在庫管理

過剰在庫や欠品を回避し、適正在庫の維持に役立つ機能です。在庫状況が表示される「在庫一覧機能」や、発注点を下回った在庫を確認できる「補充発注検討表」などが主に使用されます。

飲食店│食材管理の主な業務内容／作業の流れ

食材管理システムを導入しても、業務内容が伴っていないと期待通りの効果を得られないかもしれません。ここでは食材管理の業務内容を作業の流れに沿って紹介します。

1. 在庫状況の確認／把握

食材管理の基本は、在庫状況の確認と把握です。この時に大事なのは、単純に数をカウントするのではなく、各食材のシェルフライフ（消費期限）と、ホールディングタイム（賞味期限）を確認することです。

タイムリミットを正確に把握できるよう、食材の入荷後は納品日・開封日に加え、賞味期限と消費期限を明記しておきましょう。そのうえで、1日1回は生鮮食品のシェルフライフとホールディングタイムを確認し、期限が切れたものや品質が低下しているものは廃棄します。

2. 適正在庫の把握／仕入れ量の決定

食材の仕入れ数は日々変動します。予約状況や周辺のイベントに加え、過去のデータから客数を予想し、見合う仕入れ量を決定します。

3. 定期的な棚卸の実施

飲食店の経営では、食材管理の他に衛生管理も重要です。週に1回、または月に数回ほど棚卸を行い、適正在庫を保てているか、シェルフライフとホールディングタイムは過ぎていないか、衛生状態は適切か確認しましょう。

なお、この時の在庫数は月次の原価率・利益率の計算に活用できるため、必ず記録として残しておきます。

食材管理における3つの課題

飲食店の食材管理は、食材費・人手不足・ヒューマンエラーが主な課題です。多くの店舗が抱える3つの課題を、飲食店向けのアンケート結果を交えつつ紹介します。

1. 食材費の削減 – 無駄のない発注が求められる

飲食店リサーチが行った「飲食店経営の実態に関するアンケート調査」では、飲食店経営における悩みや課題について質問しています。回答数1位は集客ですが、31.8%の経営者が「食材費の削減」と回答しています。

材料費の上昇も問題（※）として挙げられているため、適正在庫の保持が重要です。

※出典：厚生労働省「飲食店営業（料理店）の実態と経営改善の方策」

2. 人手不足 – 食材管理の効率化が鍵を握る

飲食店リサーチの「従業員への給与など賃金にまつわる実情についてアンケート調査」を見ていきましょう。従業員数の充足状況に関する設問では、以下のような結果が出ています。

• やや不足している：48.9%
• 不足している：13.3％
• かなり不足している：5.2％

合計すると67.4％、つまり飲食店の約7割が人材不足を実感しています。

また、雇用者に支払う賃金の変化に関する設問では、40.8%の飲食店が「この1年間で賃金を引き上げた」と回答しました。

食材・材料費の高騰、人手不足、さらには賃金アップと、現在の飲食店は少ない人数でいかに食材管理を効率化するかが鍵といえます。

3. ヒューマンエラー – 手作業によってミスが発生する

人手不足のまま運営していると、在庫管理が行き届かないだけでなく、発注ミスや会計ミス、伝票の書き間違いといったヒューマンエラーが発生します。発注ミスによって在庫過多に陥ると、食品ロスにつながり利益まで損なわれます。

食材管理システム導入のメリット

多くの飲食店が抱えている課題は、食材管理システムの導入によって解決できるかもしれません。ここではシステム導入のメリットを5つ紹介します。

食材の賞味期限を正しく管理できる

飲食店において、食材の賞味期限やトレーサビリティの管理は極めて重要な要素です。期限切れの食材を提供してしまい、食中毒が発生すると社会的な問題に発展します。

賞味期限管理機能やトレーサビリティ機能がある食材管理システムなら、期限を正しく管理できます。

過剰在庫の削減で食品ロスを軽減できる

食材管理システムを使うと、店舗内の在庫を正確に把握できます。今まで過剰在庫だった食材の発注数を調整することで、適正在庫に近づけるでしょう。過剰在庫を廃棄していた場合、在庫の適正化によって食品ロスの軽減につながります。

欠品の防止で機会損失を抑えられる

資金繰りに悩み、在庫数を抑えすぎると欠品のリスクが高まります。例えば、看板メニューの食材が欠品してしまうと、顧客の足が遠のいてしまうかもしれません。食材管理システムで適正在庫を保てれば欠品を回避でき、機会損失を防げます。

ヒューマンエラーを防止できる

食材管理を手作業でしていると、数え間違いや見間違い、発注ミスが起こりがちです。システムを導入すると在庫数は自動カウントされるため、ヒューマンエラーの防止が期待できます。

作業効率が改善される

飲食店は扱う食材が多いため、賞味期限管理や入出庫管理、棚卸などを手作業で行うとスタッフに多大な負担がかかります。その点、食材管理システムなら各管理が自動化されるため、作業効率が格段に向上するでしょう。

食材管理システム導入のデメリット

食材管理システムは魅力とメリットが豊富ですが、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、費用・研修・エラーの発生リスクの3つを紹介します。

システムによっては導入／月額費用が発生する

食材管理システムの導入・運用では、初期費用と月額費用が発生します。クラウド型とパッケージ型は比較的安価ですが、料金はシステムによって異なります。

また、サポートが有料の場合は＋αの料金が発生するので、システムを選ぶ際はランニングコストも念頭に置きましょう。

スタッフの研修が必要

システムには食材管理を担当するスタッフも触れます。いざ運用を始めて困らないよう事前研修が必要です。運用開始後も慣れないスタッフのフォローや、マニュアルの作成が必要になる場面も考えられます。

システムのエラーが発生するリスクもある

食材管理システムに限らず、ITツールの導入はシステムエラーのリスクを抱えます。基本的に、サポート窓口に相談すると復旧の糸口が見えますが、大規模なシステム障害や災害による停電、ネットワーク環境の異常が原因の場合は長期間使えなくなる恐れがあります。

食材管理システムを選ぶ際に確認したいポイント

自店舗に合う食材管理システムを選ぶには、飲食店向け機能だけでなく、他システムとの連携やサポート体制、費用面などの確認も大切です。ここではシステムを選ぶ際に確認したい4つのポイントを紹介します。

飲食店向け機能の有無

食材管理システムを選ぶ際に必ず確認したいのは、飲食店向け機能の有無です。主に次の機能があるか確認してみましょう。

• ロット別管理
• 消費期限管理
• トレーサビリティ機能
• 荷姿管理
• セット品（アソート品）の在庫管理　など

飲食業界に特化したシステムであれば、これらの機能が標準装備されていることが多いです。

他のシステムとの連携

食材管理システムは他のシステムと連携して使用すると、作業全体の効率が向上します。

＜よく連携されるもの＞

• 生産管理システム
• 販売管理システム
• POSシステム
• 会計システム

サポート体制

システムの導入直後は操作に不慣れで、エラーの発生が考えられます。また、システムトラブルや災害が発生するとシステムが使えず、困ってしまうでしょう。万が一に備えて、サポート体制が万全か確認しておくと安心です。

費用

食材管理システムの導入時は、機能の過不足がなく、費用と見合っているか確認しましょう。高額で機能が豊富だったとしても、使わないものばかりでは意味がありません。費用対効果も考えつつ、複数のシステムを比較していきましょう。

食材管理システムおすすめ5選│特徴／費用

最後に、食材管理業務を効率化できるおすすめシステムを紹介します。各サービスの特徴や費用を比較して、システム選びの参考にしてみてください。

1. アラジンオフィス for foods

【特徴】

• 食品業界向け販売・購買・在庫・生産管理システム
• 納入期限管理（1/3ルール、1/2ルール）に対応
• 荷姿管理（バラ・ボール・ケース）に対応
• 帳合取引・預かり在庫管理にも対応
• トレーサビリティ機能

種類	パッケージ型
料金	要問い合わせ
提供企業	株式会社 アイル
ホームページ	https://aladdin-office.com/food/

2. スマートマットクラウド

【特徴】

• 契約件数1,200件以上、累計出荷台数30,000台以上
• 重量の計測により在庫数を管理
• 在庫とデータのズレ解消により棚卸が不要
• 用途に合わせたタイミングで自動発注が可能
• 冷凍庫・冷蔵庫でも利用可能

種類	クラウド型
料金	要問い合わせ
提供企業	(株)スマートショッピング
ホームページ	https://www.smartmat.io/

3. クラウドトーマス Pro For foods

【特徴】

• 食品業界向け
• 賞味期限・入り数別・バラピース管理が可能
• Eコマースに対応
• 複雑なカスタマイズにも柔軟に対応

種類	クラウド型
料金	150,000円～/月
提供企業	株式会社関通
ホームページ	https://xn--gckr5a9ce1k1c3h.jp/pro/foods/

4. 豪商

【特徴】

• 中堅・中小食品企業、約5,000社を対象としたアンケートから誕生
• 全国食品業450社以上への導入実績あり
• 在庫管理の一元化
• トレーサビリティ機能、賞味期限・産地の管理機能が標準装備
• パートナー企業による地域密着型の安心サポート

種類	パッケージ型
料金	要問い合わせ
提供企業	株式会社プラネックス
ホームページ	https://www.goushou.com/

5. Fooding Journal

【特徴】

• 飲食店に特化した業務システム
• 廃棄・店舗間移動の管理機能
• スマホ・タブレット対応
• 24時間365日のサポート体制

種類	クラウド型
料金	要問い合わせ
提供企業	株式会社プロス
ホームページ	https://foodingjournal.com/

食材管理システムの導入で食材費やロスの軽減を

食材管理システムは在庫管理や人手不足、食品ロスといった課題を抱えやすい飲食店の強い味方です。適正在庫の把握により、無駄のない発注と食品ロスの軽減に期待できます。機能や費用はシステムによって異なるため、この機会に比較検討してみてはいかがでしょうか。

在庫管理システム・アプリとは

在庫管理システム・アプリとは、店舗や倉庫にある在庫を管理するシステムです。入出庫時の入力により、在庫状況をリアルタイムで確認できます。小売やECサイトの倉庫だけでなく、飲食店や美容院の在庫・備品管理にも活用できる便利さが魅力です。

今回は飲食店や美容サロン経営者に向けて、在庫管理の重要性やシステムの機能、導入のメリット・デメリット、おすすめシステムを紹介します。

在庫管理の重要性

飲食店の食材や美容サロンの材料・備品はすべて経費であり、店舗運営の大事な資産です。常に適正在庫を保てていれば、余計な物を仕入れる必要はありません。管理が雑で常に在庫過多だと、資金繰りに悪影響が生じます。

たとえば、毎月必要な在庫が50万円分だとします。それに対し、倉庫に80万円分の物品が保管されていると、30万円分の資金が宙に浮いた状態です。サロンの場合は品物が売れるか、材料を使い切るまで30万円分の資金を動かせません。その30万円があれば、店舗運営をもっと楽にできる可能性もあるでしょう。

スムーズな店舗運営のためには、「在庫はお金」という認識が重要です。

在庫管理システム／アプリの主な機能

在庫管理システムの主な機能は次の通りです。

機能	概要
在庫管理一覧	商品ごとの在庫状況の管理／帳票の出力
入出庫管理	入荷・出荷の管理／伝票の作成
検品管理	バーコードによる検品
返品管理	煩雑な返品操作の簡略化
セット品管理	単体ではなくセット単位で管理
在庫分析	売れ筋商品の把握／仕入れ数の予測
棚卸	在庫データと実数の照合による簡略化
マスター管理	商品・顧客・仕入れ先など各種情報のマスター登録

これらの機能は後述する在庫管理業務に役立ちます。棚卸しも効率化できるため、棚卸しの時期のスタッフの負担軽減、人件費削減にもつながるでしょう。

在庫管理システムの導入方法／費用相場

在庫管理システムの主な種類は、クラウド型・オンプレミス型・パッケージ型の3つです。

＜クラウド型＞

ソフトをインストールせず、インターネットを介して在庫管理システムを使用するタイプです。各種データはクラウド上に保管されるため、店舗以外の場所からもアクセス可能です。自社サーバーが不要な分、初期費用を抑えられます。

＜オンプレミス型＞

「オンプレ型」とも呼ばれ、自社サーバー上で在庫管理システムを使用するタイプです。サーバーの構築が必要なため初期費用は数百万円と高価ですが、強固なセキュリティ環境を構築できます。

＜パッケージ型＞

購入したソフトウェアをPCにインストールして使用するタイプです。インターネット環境がなくても使用できますが、システムを操作できるのはソフトをインストールしたPCのみです。

種類	特徴	メリット	デメリット	費用	セキュリティ
クラウド型	自社サーバーが不要	導入スピードが速い／どこからでもアクセス可能	オフラインでは利用できない／カスタマイズ性に欠けるものもある	安価	クラウドセキュリティが求められる
オンプレミス型	自社サーバーが必要	カスタマイズ性に優れている	サーバーの構築費が高い	高価	強固なセキュリティ環境を構築できる
パッケージ型	購入したソフトをインストールする	インターネット環境なしでも利用できる	操作できるのはソフトをインストールしたPCのみ	安価	インターネットにつながないためリスクは低い

この他に自作する方法もありますが、これらに比べ大きな手間と費用がかかります。

在庫管理の主な業務内容

在庫管理は幅広い業種で行われていますが、業務内容は共通しています。在庫管理システムの活用にも深く関わる、在庫管理の業務内容を見ていきましょう。

ロケーション管理

ロケーションは在庫を保管する場所です。在庫を置く棚に番号を割り振り、バーコードで管理します。ロケーション管理には棚の番号と置く物を固定する「固定ロケーション」と、空いている棚に物を置いていく「フリーロケーション」の2種類があります。

＜固定ロケーション＞

棚の番号と商品が固定されているため、棚に在庫がなくてもシステム上で把握できます。常に同じ位置に同じ在庫があることで、スタッフのピッキングミスを防ぎやすくなるでしょう。

しかし、棚が空いていても他の商品を置けない、置く商品を変更する場合はシステム上の設定変更が必要など、手間がかかるな面もあります。

＜フリーロケーション＞

商品を置く位置が決まっておらず、空きスペースを有効活用できる保管方法です。商品数が多いとどこに何があるのか目視で確認するのは難しいですが、在庫管理システムによりこれを解決できます。

入庫管理

入庫管理は、納品された商品の受け取りから在庫登録までを行う業務です。在庫管理システムを使う場合は入荷リストを出力した後、ハンディターミナルまたはスマホで商品のバーコードをスキャンし、検品作業を進めます。

出庫管理

出庫管理では商品を出庫する際に、検品から出庫処理までを行います。出庫する商品名や数、在庫数などを管理し、データと実際の在庫数の乖離を防ぐ重要な業務です。

返品管理

顧客や取引先から返品を受けた際の対応をする業務です。在庫管理に加え、売上管理やクレーム対応を担う場合もあります。在庫管理システムを使うと返品のフローが統一され、管理ミスを防げます。

棚卸

データ上の数字と実際の在庫数が一致しているか確認する作業です。数の確認と同時に、商品の品質チェックを行うこともあります。

適正在庫の割り出し

在庫管理で重要な業務が、適正在庫の割り出しです。欠品にも在庫過多にもならない適切な在庫数を見極めることで、資金繰りや在庫管理をスムーズにします。

在庫管理システムを導入する4つのメリット

在庫管理システムの導入は、在庫の適正化・機会損失の回避・作業の効率化・ミスの低減が期待できます。具体的にどんなメリットがあるのか紹介します。

1. 在庫の適正化 – 過剰在庫を削減できる

在庫管理システムを導入する1つ目のメリットは「在庫の適正化」です。システム導入により、自店舗や他店舗の在庫状況を一目で把握できるようになります。無駄な発注がなくなると過剰在庫が解消され、在庫の適正化につながります。

過剰在庫は資金の放置と同じです。在庫が適正化されることで、資金繰りが安定するでしょう。

2. 機会損失の回避 – 欠品を防げる

在庫管理システムを導入する2つ目のメリットは「機会損失の回避」です。過剰在庫を恐れ在庫数を抑えすぎると、欠品のリスクが生じます。

「せっかくお店に来たのに、お目当てのメニューがなかった」ということが続けば、顧客の来店頻度は下がってしまうでしょう。在庫管理システムを活用することで適正在庫がわかり、欠品が起こりづらくなれば、機会損失や顧客離れを防げます。

3. 作業の効率化 – 管理／棚卸にかかる負担を軽減できる

在庫管理システムを導入する3つ目のメリットは「作業の効率化」です。商品数が多い店舗で検品や入出庫管理、棚卸業務を手作業で行うと、膨大な時間がかかります。

在庫管理システムを使えば、バーコードをスキャンするだけで業務が終わります。作業効率が向上することで、管理・棚卸業務にかかる負担を大幅に軽減できるでしょう。必要な人手が減るため、人件費も削減できます。

4. ミスの低減 – ヒューマンエラーの防止につながる

在庫管理システムを導入する4つ目のメリットは「ミスの低減」です。手作業だと確認漏れやカウント・入力間違いなどのミスが起こりやすいです。システムを導入すると在庫数が自動でカウントされるようになり、ヒューマンエラーを軽減できます。

在庫管理システム導入前に知っておきたい2つのデメリット

ここまで見てきたように、在庫管理システム・アプリは便利な機能が多く、その導入メリットは大きいです。しかし、「コストがかかる」と「研修に時間がかかる」などのデメリットもあります。

1.コストがかかる – 導入／月額費用が発生する

在庫管理システムを導入すると、初期費用や月額費用がかかります。費用はサービスによって異なりますが、初期費用が無料のものもあります。自社にとってお得なシステム・プランを探しましょう。

もちろん、費用だけに目が向き、使いづらいシステムを選んでしまっては元も子もありません。あくまで機能ベースで導入候補を選び、費用をはじめとするその他の要素（サポート体制や評判など）で比較しましょう。

2. 研修時間 – スタッフが操作に慣れるまで時間を要す

システムは店長の他に在庫管理業務を担当するスタッフも操作するため、事前研修が必要です。研修時間を確保しなければなりません。

機会操作が苦手なスタッフへのフォロー、新人への操作方法の説明なども必要です。操作手順をマニュアルにまとめ、いつでも確認できるようにしておきましょう。

在庫管理システムを選ぶ際のコツ／ポイント

自社にとって使いやすいシステムを選ぶことで、在庫管理のさらなる効率化ができます。在庫管理システム・アプリを選ぶ4つのポイントを紹介します。

システム／アプリは業種に適しているか

在庫管理の対象物や方法は業種により異なります。たとえばネットショップを運営している場合、ECサイト連携機能があると便利です。ほかにも商品の種類、倉庫と店舗の両方に対応しているのかなども確認しましょう。

必要な機能がそろっているか

在庫管理システムを何のために導入するのか、導入前に課題を洗い出すことも大切です。課題を洗い出すことで、どんな機能が必要なのかも見えてくるでしょう。たとえばセット商品の管理をスムーズにしたいなら「セット品管理」、在庫状況をマーケティングに活かしたいなら「在庫分析」など、自社に必要な機能がそろっているか確認します。

他のシステムと連携できるか

在庫管理システムは単体使用ではなく、次のような他システムと連携させるケースが多いです。

＜よく連携されるシステム＞

• 生産管理システム
• 販売管理システム
• POSシステム
• 会計システム　など

これらのシステムと在庫管理システムを連携するさせることで、全社的な効率化が期待できるでしょう。

サポート体制は万全か

「操作が上手くいかない」「システムエラーが起こった」など、システム導入後にトラブルが起こることもあります。どんなときも安心して使えるよう、サポート体制もチェックしましょう。電話やメールなどの問い合わせ方法、訪問での対応は可能か、料金はかかるかなど、サポートについて細かく確認しておきましょう。

全職種向け│おすすめ在庫管理システム・アプリ3選

オールマイティなシステム・アプリは、在庫管理に必要な基本機能が揃っているため、使い勝手が良いでしょう。まずは、全職種に対応している在庫管理システム・アプリを3つ紹介します。

1. @wms

【特徴】

• 10年以上継続利用の実績あり
• マルチデバイスへの対応が可能
• ハンディ・スマホによるバーコードチェックで正確な検品を実現
• 複数拠点・複数荷主を1システムで管理可能
• システム導入のプロが二人三脚でサポート

種類	クラウド型
料金	要問い合わせ
提供企業	株式会社アトムエンジニアリング
ホームページ	https://www.zaikokanri.com/

2. スマートマットクラウド

【特徴】

• 契約件数1,200件以上、累計出荷台数30,000台以上
• 重量の計測により在庫数を管理
• 在庫とデータのズレ解消により棚卸が不要
• 用途に合わせたタイミングで自動発注が可能
• 冷凍庫・冷蔵庫でも利用可能

種類	クラウド型
料金	要問い合わせ
提供企業	(株)スマートショッピング
ホームページ	https://www.smartmat.io/

3. ZAICO

【特徴】

• スマホでデータを管理・共有可能
• 物品とデータの紐付けをバーコード・QRコードで自動化
• 会計ソフト「freee」や他システムとの連携
• 導入費用は0円
• 運用に合わせた選べる4つのプラン

種類	クラウド型
料金	・無料：0円/月・エントリー：980円/月・スタンダード：2,980円/月・ビジネス：9,800円/月
提供企業	株式会社ZAICO
ホームページ	https://www.zaico.co.jp/

美容サロン向け│おすすめ在庫管理システム・アプリ2選

美容サロン向けの在庫管理システム・アプリは、ロット別管理や不良品管理など、日々の業務に役立つ機能が標準装備されています。今回は2つのシステムをピックアップしました。

1. アラジンオフィス

【特徴】

• 導入実績5,000社以上
• 理美容品業界向けの向け販売・購買・在庫管理システム
• ロット別在庫管理・得意先口座管理など、理美容品業界に必要な標準機能
• ECサイト・倉庫システム・各種EDIなどのデータ連携も可能
• 会計システム・オンライン請求書など各種システムとの連携

種類	クラウド型/パッケージ型
料金	要問い合わせ
提供企業	株式会社 アイル
ホームページ	https://aladdin-office.com/ex/beauty_products/

2. Salon de Net POS Zaiko

【特徴】

• 美容室・美容院に特化した在庫管理システム
• サロンで扱う物品をすべてデータ化
• 不足分のみ発注可
• POSシステムとの連携

種類	要問い合わせ
料金	要問い合わせ
提供企業	株式会社ハイパーソフト
ホームページ	https://www.hypersoft.co.jp/

飲食店向け│おすすめ在庫管理システム・アプリ3選

飲食店は扱う食材が多いため、適切な在庫管理と廃棄管理が重要です。ここでは飲食店に特化した在庫管理システム・アプリを3つ紹介します。

1. Fooding Journal

【特徴】

• 飲食店に特化した業務システム
• 廃棄・店舗間移動の管理機能
• スマホ・タブレット対応
• 24時間365日のサポート体制

種類	クラウド型
料金	要問い合わせ
提供企業	株式会社プロス
ホームページ	https://foodingjournal.com/

2. Canly

【特徴】

• 大手飲食チェーンが利用
• 国内外40,000店舗以上の導入実績
• 全店舗のデータを一括分析
• 専任スタッフによる手厚いサポート

種類	クラウド型
料金	要問い合わせ
提供企業	株式会社カンリー
ホームページ	https://jp.can-ly.com/

3. MAIDO SYSTEM

【特徴】

• 現場目線から生まれた飲食店向けシステム
• 自動計算の棚卸管理機能
• 最短5分で利用開始
• 最大2ヵ月の無料期間あり

種類	クラウド型
料金	初期費用：0円月額料金：1,980円/1店舗
提供企業	まいどソリューションズ株式会社
ホームページ	https://www.maido-system.net/

在庫管理システム／アプリで業務の効率化を

在庫管理システムは、在庫の適正化や作業効率の向上につながる便利なツールです。在庫過多による資金繰りの悪化や、欠品による機会損失に頭を抱えている店舗こそ、導入後に効果を感じられるでしょう。この機会に、自店舗の課題解決に役立つ在庫管理システムを探してみてはいかがでしょうか。